Em média, o tempo recomendado para manter guardados os documentos fiscais é de cinco anos, variando a depender do tipo de documento, pois alguns precisam ser guardados por tempo indeterminado.

 

Por que manter guardados os documentos fiscais?

 

Os documentos fiscais são registros importantes das ações de uma empresa. Além de atender a legislação brasileira, o armazenamento previne cobranças indevidas por ser um controle dos pagamentos efetuados durante um período.

 

Além de servirem para uma série de procedimentos administrativos, alguns deles devem ser mantidos na empresa por determinado tempo, conforme determinação legal.

 

Jogar fora, rasgar ou incinerar documentos fiscais sem antes guardá-los pelo tempo prescrito na lei pode gerar multas e cobranças por parte do fisco, já que sem eles não há como a empresa comprovar, em caso de fiscalização, que as obrigações fiscais foram cumpridas.

 

Por quanto tempo preciso guardar esses papéis da minha empresa?

 

Há prazos diferenciados, dependendo dos tipos de documentos. O prazo mínimo de arquivamento dos documentos fiscais/contábeis é de cinco anos. Estão incluídos nesta categoria as notas fiscais, livros fiscais, guias de arrecadação de impostos e tributos. Além disso, outros documentos que devem ser guardados são: 

 

• Livros fiscais e contábeis;


• Notas fiscais e recibos;


• Comprovante pagamento Simples Nacional;


• Imposto de Renda;


• Comprovantes de pagamentos da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL); do Programa de Integração Social (PIS); da Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);


• Declaração de Ajuste Anual e declarações como a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

 

Tecnologia e arquivamento de documentos eletrônicos

 

Na atualidade, a tecnologia é uma grande aliada das empresas. Quase todos os processos são informatizados, facilitando a rotina dos empresários. Apesar de alguns governos e prefeituras terem disponibilizado aplicativos e programas de emissão de documentos, é preciso entender que manter guardados os documentos fiscais é de responsabilidade da empresa.

 

É possível digitalizar os comprovantes e arquivar em formato digital nas próprias mídias fiscais, em pen drives, HD externo e, mais recentemente, nas plataformas de armazenamento na nuvem. Esses meios não inviabilizam o valor comprobatório dos documentos, sendo aceitos pela fiscalização.

 

Portanto, todos os sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil e demais documentos digitalizados devem ser guardados pelos prazos que a legislação recomenda e é importante que a empresa cuide de ter uma cópia de segurança no caso de panes ou imprevistos nos equipamentos.

 

Usar a tecnologia a favor de facilitar a vida burocrática das empresas é uma tendência, tornando-as mais competitivas e sustentáveis. Se a empresa não manter guardados os documentos fiscais pelo período determinado em lei, corre o risco de ter que recolher novamente os tributos e pode ser multada por não apresentar o comprovante quando fiscalizada.

 

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